Mailimport

boTickets kann Mails von einem POP3/Imap-Server abholen und für jede Mail ein neues Ticket eröffnen. Der Kunde erhält für jedes angelegte Ticket eine Benachrichtigungsmail.

So ist es möglich, dass der Kunde mit seinem gewohnten Mailclient Nachrichten schreibt und Sie bequem die Antworten über boTickets verwalten. Sie können boTickets so einstellen, dass der Kunde nicht einmal den direkten Kontakt hat.

Einstellungen
Als Administrator wechseln Sie im Loginbereich zum Punkt "Mailimport-Einstellungen". Dort sind Server, Benutzername und Passwort in den Feldern zu hinterlegen. Auch können Sie den Supportbereich definieren, in dem die Tickets erstellt werden sollen. Hier empfiehlt sich ein für Kunden unsichtbarer Bereich namens "Mailimport" o.ä.

Weitere Optionen - Mails verschieben statt löschen
Mails können beim IMAP-Zugriff in einen Unterordner verschoben werden. Dies ist sinnvoll, wenn Sie noch von extern auf die Mails zugreifen möchten. Wenn Sie einen Ordner angegeben haben und in boTickets eine Mail "löschen", so wird sie in Wirklichkeit in den Unterordner verschoben.
Der Unterordner muss existieren.

Weitere Optionen - Mails löschen?
Sollen die Nachrichten nach dem Importieren gelöscht werden? (nein = Debug-Modus = Es werden KEINE Mails gelöscht. Auch wenn man es im Programm auswählt, dass die E-Mail gelöscht werden soll.)

Supportbereich
Unter dem Punkt "Supportbereich" können Sie eine Zuordnung der Mails auf einen bestimmten Bereich durchführen. Beachten Sie hierbei, dass die Ziel-Mailadresse ausschlaggebend ist. in die erste Spalte tragen Sie die Mailadresse ein, in der zweiten wählen Sie den Supportbereich. Des Weiteren sollte in der ersten Spalte eine "default"-Einstellung definiert sein.

Beispiel:
Adresse Supportbereich
default Mailimport
webhosting@ihre-domain.tld Webhosting
buchhaltung@ihre-domain.tld Buchhaltung

Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen Sie ein Sammelpostfach einrichten, d.h. einen Account, der über die angegebenen Adressen erreichbar ist. Im o.g. Fall könnte dies also ein Imap-Konto sein, auf das die Mailadressen info@, webhosting@ und buchhaltung@ihre-domain.tld geleitet werden.

Achtung: Relevant ist jeweils die Empfänger-E-Mail-Adresse, d.h. die Adresse, an die die Mail geschickt wurde (Header-Feld "TO:"). Anhand dieser Adresse wird der im Mailimport definierte Supportbereich ausgewählt und die Mail in diesen Bereich geschoben.

Manueller Import / Automatischer Import
Es empfiehlt sich ein manueller Import über den Loginbereich. So können Sie für jede Mail im Postfach einstellen, ob sie importiert, ignoriert oder gelöscht werden soll.
Falls Sie einen automatischen Import wünschen, so ist ein Cronjob einzurichten. Dann werden aber alle Mails des Postfaches importiert (auch Spam etc).

 



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